Privacybeleid

Wie is Axon

Onder de naam Axon vallen Axon groep B.V. en de met haar verbonden ondernemingen en samenwerkingsverbanden.

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Wettelijk kader

Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Axon zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Axon heeft een privacy beleid ontwikkeld dat volledig is afgestemd op de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG). Dit beleid wordt toegepast in overeenkomsten, interne gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Beginselen van verwerking persoonsgegevens

Axon volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in de toepasselijke privacywetgeving.
Deze beginselen zijn:

Rechtmatig, behoorlijk en transparant

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats conform de wettelijke vereisten. Axon gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en informeert betrokkenen op duidelijke en passende wijze.

Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden

Persoonsgegevens worden door Axon uitsluitend verwerkt voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden, en alleen indien daarvoor een rechtsgrond bestaat zoals omschreven in de AVG.

Niet meer of langer dan noodzakelijk

Axon verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk. Zodra gegevens niet langer nodig zijn, worden deze gecontroleerd verwijderd of geanonimiseerd.

Juist, actueel en vertrouwelijk

Axon behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en ziet erop toe dat deze juist en actueel blijven. Periodieke controles waarborgen betrouwbaarheid. Medewerkers van Axon en derden die in opdracht van Axon persoonsgegevens verwerken zijn gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht.

Passende technische en organisatorische beveiliging

Axon treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging. Deze beveiligingsvereisten gelden eveneens voor samenwerkende partijen en leveranciers.

Welke persoonsgegevens gebruikt Axon

Axon verwerkt uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede dienstverlening en een zorgvuldige bedrijfsvoering. Deze gegevens worden ontvangen van opdrachtgevers en klanten, en kunnen betrekking hebben op de betrokkenen zelf, hun werknemers of zakelijke relaties.

Voor relatiebeheer en communicatie verwerkt Axon contactgegevens zoals:

voor- en achternaam, voorletters, titulatuur, geslacht
adres, postcode, woonplaats
e-mailadres, telefoonnummers
overige gegevens die nodig zijn voor zakelijke communicatie.

Indien daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals financiële gegevens of een Burgerservicenummer (BSN), gebeurt dit uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het nakomen van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het waarborgen van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld de beveiliging van systemen).

Bijzondere persoonsgegevens

Axon verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. De AVG definieert bijzondere persoonsgegevens als gegevens waaruit onder meer ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Ook genetische en biometrische gegevens, gezondheidsgegevens en gegevens over iemands seksuele gedrag of gerichtheid vallen hieronder.

Axon wijst erop dat bijzondere persoonsgegevens soms indirect kunnen worden afgeleid uit documenten zoals facturen, bankafschriften of de aard van organisaties en instanties aan wie betalingen worden gedaan. Axon stelt zich op het standpunt dat zij bij de verwerking van dergelijke documenten geen verantwoordelijke is voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens die daaruit eventueel indirect blijken.

Gevoelige persoonsgegevens

De kern van de dienstverlening van Axon bestaat uit het samenstellen van financiële rapportages, belastingaangiften, loonstroken en adviesdossiers. Deze documenten worden als geheel aangemerkt als gevoelige persoonsgegevens, waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Ook inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden worden als gevoelig beschouwd.

Voor het verzorgen van belastingaangiften, toeslagen, (subsidie)aanvragen en salarisadministratie is Axon wettelijk verplicht het BSN te verwerken. Daarnaast schrijft de Wet op de loonbelasting 1964 voor dat een volledige kopie van het identiteitsbewijs wordt bewaard. Op grond van de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme) is Axon verplicht de identiteit van cliënten vast te stellen en een bewijs daarvan te bewaren.

Vertrouwelijkheid en beveiliging

Vertrouwelijkheid en geheimhouding richting derden vormen altijd het uitgangspunt bij Axon. De technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn hierop afgestemd en waarborgen dat persoonsgegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking.

Waarom gebruikt Axon persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens is aan wettelijke voorwaarden gebonden. Rechtmatigheid vormt daarbij een essentieel uitgangspunt. Axon verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer één van de in de AVG genoemde grondslagen van toepassing is. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel of wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Grondslagen

De aard van de dienstverlening van Axon brengt met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel vormen van de producten en diensten die aan klanten worden geleverd. Zonder juiste en volledige gegevens kan Axon geen correcte en betrouwbare dienstverlening bieden. Axon verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst

Deze grondslag geldt voor alle dienstverlening die Axon aan haar klanten verleent, voor overeenkomsten met leveranciers, arbeidscontracten met medewerkers en voor de bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is. Denk hierbij aan personeels- en financiële administratie, incasso- en ICT-processen die nodig zijn om de uitvoering van overeenkomsten correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.

Voldoen aan een wettelijke verplichting

Deze grondslag is van toepassing op onder meer de financiële administratie, salarisadministratie en de verplichting tot medewerking aan fiscale controles. Daarnaast is Axon als accountant gehouden aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme). Dit houdt in dat Axon de identiteit van klanten moet verifiëren en een bewijs daarvan moet vastleggen. Ook is Axon verplicht gegevens van bepaalde medewerkers, bestuurders en UBO’s (uiteindelijk belanghebbenden) van klanten te verzamelen, zelfs indien deze niet rechtstreeks door de klant of de betreffende personen worden verstrekt. Deze gegevens worden opgevraagd uit het Handelsregister en via informatieleveranciers. Axon verwacht dat klanten hun medewerkers en bestuurders hierover informeren, bijvoorbeeld door dit document aan hen beschikbaar te stellen.

Gerechtvaardigd belang

Deze grondslag geldt voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor een correcte, efficiënte en veilige bedrijfsvoering, het nakomen van de zorgplicht van de accountant, het voldoen aan tuchtrechtelijke verplichtingen en het beperken van aansprakelijkheidsrisico’s. Daarnaast gebruikt Axon deze grondslag om klanten proactief te informeren over relevante ontwikkelingen, zoals wijzigingen in wet- en regelgeving, of om uitnodigingen te versturen voor themabijeenkomsten en webinars.

Toestemming

De grondslag toestemming wordt uitsluitend toegepast wanneer geen van de hiervoor genoemde grondslagen van toepassing is. U wordt altijd vooraf geïnformeerd over de verwerking voordat toestemming wordt gevraagd. Deze grondslag wordt vrijwel uitsluitend gebruikt voor de verwerking van gegevens van personen die (nog) geen relatie hebben met Axon.

Inschakeling van derden

Axon schakelt derden in om haar dienstverlening efficiënt, correct en veilig te laten verlopen. Het gaat hierbij voornamelijk om leveranciers van software en ICT systemen, maar ook om organisaties voor archiefbeheer (waaronder de vernietiging van dossiers), gespecialiseerde adviseurs en overige dienstverleners.

De werkzaamheden van deze partijen vinden altijd plaats onder de verantwoordelijkheid van Axon. Indien deze derden noodzakelijkerwijs toegang hebben of kunnen krijgen tot persoonsgegevens, sluit Axon, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. Daarin worden duidelijke afspraken vastgelegd die een correcte en veilige verwerking waarborgen en de geheimhouding van persoonsgegevens garanderen.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Axon geeft uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming door aan derden voor verdere verwerking, tenzij hiervoor een wettelijke verplichting bestaat. Voorbeelden hiervan zijn:

verplichte meldingen aan instanties zoals de Belastingdienst (bijvoorbeeld een DAC6 melding voor meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies);
meldingen van verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU) op grond van de Wwft.

Daarnaast kan Axon verplicht zijn toegang te verlenen tot dossiers, documenten en systemen met persoonsgegevens wanneer bevoegde instanties zoals de Belastingdienst, FIOD, AFM of Autoriteit Persoonsgegevens gebruikmaken van hun wettelijke opsporingsbevoegdheden.

Ook beroepsorganisaties, zoals de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants), kunnen inzage vragen in dossiers in het kader van kwaliteitscontroles. Wanneer andere organisaties noodzakelijkerwijs toegang moeten krijgen tot persoonsgegevens of dossiers, sluit Axon een verwerkers- of gegevensuitwisselingsovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd die de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de wettelijk verplichte controle van de boeken van Axon door een externe accountant, bij veiligheids- en kwaliteitsaudits of bij de behandeling van (veiligheids)incidenten.

Rechten van betrokkenen

De privacywetgeving is erop gericht betrokkenen, de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, ruime controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie

Betrokkenen hebben het recht om vooraf geïnformeerd te worden over het bestaan en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit document vormt daarvoor de basis. Daarnaast wordt de verwerking van persoonsgegevens besproken in het kader van een opdrachtbevestiging. In situaties waarin Axon in opdracht van een klant persoonsgegevens van derden verwerkt, zoals bij salarisadministratie, verstrekt Axon een aanvullende toelichting die door de klant aan deze derden kan worden overhandigd.

Inzage

Indien u vermoedt dat Axon persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u per brief of e mail een verzoek tot inzage indienen. Axon zal u dan uitsluitsel geven over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en informatie verstrekken over de aard van de gegevens en de verwerkingen/diensten waarvoor deze worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing

Wanneer na inzage blijkt dat de door Axon verwerkte persoonsgegevens niet (volledig) correct zijn, kunt u verzoeken om rectificatie. U kunt ook verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Axon zal dit verzoek honoreren, tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen, zoals een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. U wordt altijd geïnformeerd over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar

U heeft het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en Axon te verzoeken de verwerking te beperken of te staken. Indien er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke, belemmeringen bestaan, zal Axon uw verzoek honoreren en u informeren over het genomen besluit.

Uitoefening van rechten

Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten, dan kunt u schriftelijk of per e mail een verzoek indienen. Axon zal uw identiteit controleren voordat de gevraagde gegevens worden verstrekt, om misbruik te voorkomen.

Waarborging van privacy

Axon doet er alles aan om uw privacy te beschermen. Wij handelen volledig in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens wanneer dit strikt noodzakelijk is en verwijderen deze gecontroleerd zodra zij niet langer nodig zijn. De bewaartermijn is afhankelijk van het doel van de verwerking en de wettelijke bepalingen die daarop van toepassing zijn.

Alle medewerkers van Axon zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht en mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Onze systemen, netwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat passend is gezien de aard en omvang van de te verwerken persoonsgegevens.

Hetzelfde beveiligingsniveau verlangt Axon ook van de organisaties waarmee wordt samengewerkt, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.

Datalekken en meldplicht

Ondanks alle getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk op persoonsgegevens (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Incidenten die mogelijk een datalek vormen, kunnen worden gemeld via het speciaal daarvoor ingerichte e mailadres.

Een incidentteam van Axon onderzoekt de melding en neemt de noodzakelijke maatregelen om verdere schade voor betrokkenen en voor Axon te voorkomen. Conform de wettelijke verplichtingen meldt Axon een datalek dat ernstige gevolgen kan hebben bij de Autoriteit Persoonsgegevens én bij de personen van wie de persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken.

Indien u een mogelijk datalek bij Axon signaleert, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk per e mail te melden via het speciale meldpunt: [email protected]. Vermeld in uw e mail ook uw telefoonnummer, zodat Axon indien nodig telefonisch contact met u kan opnemen.

Vragen en klachten

Indien u meer wilt weten over uw rechten of over de wijze waarop Axon met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e mail een informatieverzoek indienen bij het Privacyteam van Axon. Dit geldt eveneens wanneer u een klacht heeft. Axon zal zo spoedig mogelijk reageren op uw vraag of klacht, en in ieder geval binnen vier weken.

Contactgegevens Privacy team Axon

Axon Accountants & Adviseurs B.V.

t.a.v. Privacyteam

Nauwe Noorderhorne 23

8601 CX Sneek

[email protected]

Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u (ernstige) klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Axon en deze klacht niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.