Privacybeleid

Wie is Axon

Dit privacybeleid is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Axon Accountants & Adviseurs B.V., statutair gevestigd te Sneek en kantoorhoudende aan de Nauwe Noorderhorne 23, 8601 CX Sneek, ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 99297086, btw-identificatienummer NL868922870B01 (hierna: “Axon”). Axon is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, onder 7, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor de in dit beleid beschreven verwerkingen, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.

Gelet op de aard en omvang van haar organisatie en verwerkingen is Axon niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen (artikel 37 AVG). Vragen over privacy kunnen worden gericht aan het Privacyteam van Axon via [email protected].

Privacy en bescherming van persoonsgegevens

Wettelijk kader

Klanten, leveranciers, relaties en medewerkers hebben er recht op dat Axon zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Axon heeft een privacybeleid ontwikkeld dat volledig is afgestemd op de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Nederlandse Uitvoeringswet AVG (UAVG). Dit beleid wordt toegepast in overeenkomsten, interne gedragsregels en (beveiligings)maatregelen.

Beginselen van verwerking van persoonsgegevens

Axon volgt de beginselen voor verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in de toepasselijke privacywetgeving. Deze beginselen zijn:

Rechtmatig, behoorlijk en transparant. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats conform de wettelijke vereisten. Axon gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en informeert betrokkenen op duidelijke en passende wijze.

Uitsluitend voor gerechtvaardigde doeleinden. Persoonsgegevens worden door Axon uitsluitend verwerkt voor vooraf bepaalde en gerechtvaardigde doeleinden, en alleen indien daarvoor een rechtsgrond bestaat zoals omschreven in de AVG.

Niet meer of langer dan noodzakelijk. Axon verwerkt niet meer persoonsgegevens dan strikt noodzakelijk. Zodra gegevens niet langer nodig zijn, worden deze gecontroleerd verwijderd of geanonimiseerd.

Juist, actueel en vertrouwelijk. Axon behandelt persoonsgegevens vertrouwelijk en ziet erop toe dat deze juist en actueel blijven. Periodieke controles waarborgen de betrouwbaarheid. Medewerkers van Axon en derden die in opdracht van Axon persoonsgegevens verwerken, zijn gebonden aan een strikte geheimhoudingsplicht.

Passende technische en organisatorische beveiliging. Axon treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking, verlies, beschadiging of vernietiging. Deze beveiligingsvereisten gelden eveneens voor samenwerkende partijen en leveranciers.

Welke persoonsgegevens gebruikt Axon

Axon verwerkt uitsluitend die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede dienstverlening en een zorgvuldige bedrijfsvoering. Deze gegevens worden ontvangen van opdrachtgevers en klanten, en kunnen betrekking hebben op de betrokkenen zelf, hun werknemers of zakelijke relaties.

Voor relatiebeheer en communicatie verwerkt Axon contactgegevens zoals:

• voor- en achternaam, voorletters, titulatuur, geslacht;
• adres, postcode, woonplaats;
• e-mailadres, telefoonnummers;
• overige gegevens die nodig zijn voor zakelijke communicatie.

Indien daarnaast andere persoonsgegevens worden verwerkt, zoals financiële gegevens of een burgerservicenummer (BSN), gebeurt dit uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor het nakomen van een overeenkomst, het voldoen aan wettelijke verplichtingen of het waarborgen van de bedrijfsvoering (bijvoorbeeld de beveiliging van systemen).

Bijzondere persoonsgegevens

De AVG definieert bijzondere persoonsgegevens als gegevens waaruit onder meer ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijken. Ook genetische en biometrische gegevens, gezondheidsgegevens en gegevens over iemands seksuele gedrag of gerichtheid vallen hieronder (artikel 9 AVG).

Axon verwerkt niet doelgericht bijzondere persoonsgegevens, met één uitzondering: bij de identificatie op afstand voor het Wwft-cliëntenonderzoek worden, met uw uitdrukkelijke toestemming, biometrische gegevens verwerkt voor een gezichtsvergelijking (zie de paragraaf “Identificatie op afstand”).

Uit documenten die Axon voor haar dienstverlening ontvangt, zoals bankafschriften en facturen, kunnen bijzondere persoonsgegevens daarnaast indirect blijken, bijvoorbeeld uit een betaling aan een zorgverlener, een vakbond of een religieuze instelling. Axon verwerkt deze gegevens in dat geval uitsluitend als onvermijdelijk onderdeel van de wettelijk verplichte administratie-, bewaar- en aangiftewerkzaamheden en van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft (artikel 9, lid 2, onder g, AVG in samenhang met artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen, artikel 2:10 Burgerlijk Wetboek en de Wwft). Axon stelt geen vragen over zulke kenmerken, trekt er geen conclusies uit, gebruikt ze niet voor andere doeleinden en verzoekt cliënten dergelijke gegevens niet onnodig aan te leveren.

Strafrechtelijke gegevens

In het kader van het cliëntenonderzoek op grond van de Wwft vraagt Axon of een cliënt, bestuurder of uiteindelijk belanghebbende op een sanctielijst staat of betrokken is geweest bij financieel-economische delicten. Axon verwerkt deze gegevens uitsluitend voor dat doel, op grond van artikel 10 AVG in samenhang met artikel 33, lid 2, onder a, UAVG.

Gevoelige persoonsgegevens

De kern van de dienstverlening van Axon bestaat uit het samenstellen van financiële rapportages, belastingaangiften en adviesdossiers. Deze documenten worden als geheel aangemerkt als gevoelige persoonsgegevens, waarmee uiterst zorgvuldig wordt omgegaan. Ook inloggegevens zoals gebruikersnamen en wachtwoorden worden als gevoelig beschouwd.

Voor het verzorgen van belastingaangiften, toeslagen en (subsidie)aanvragen is Axon wettelijk verplicht het BSN te verwerken. Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is Axon verplicht de identiteit van cliënten vast te stellen en te verifiëren en een bewijs daarvan te bewaren.

Vertrouwelijkheid en beveiliging

Vertrouwelijkheid en geheimhouding richting derden vormen altijd het uitgangspunt bij Axon. De technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen zijn hierop afgestemd en waarborgen dat persoonsgegevens beschermd zijn tegen ongeoorloofde toegang, verlies of onrechtmatige verwerking.

Waarom gebruikt Axon persoonsgegevens

De verwerking van persoonsgegevens is aan wettelijke voorwaarden gebonden. Rechtmatigheid vormt daarbij een essentieel uitgangspunt. Axon verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer één van de in de AVG genoemde grondslagen van toepassing is. Persoonsgegevens worden niet gebruikt voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij dit verenigbaar is met het oorspronkelijke doel of wanneer u daarvoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

Grondslagen

De aard van de dienstverlening van Axon brengt met zich mee dat persoonsgegevens een noodzakelijk onderdeel vormen van de producten en diensten die aan klanten worden geleverd. Zonder juiste en volledige gegevens kan Axon geen correcte en betrouwbare dienstverlening bieden. Axon verwerkt persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst. Deze grondslag geldt voor alle dienstverlening die Axon aan haar klanten verleent, voor overeenkomsten met leveranciers, arbeidsovereenkomsten met medewerkers en voor de bedrijfsvoering die daarvoor noodzakelijk is. Denk hierbij aan personeels- en financiële administratie, incasso- en ICT-processen die nodig zijn om de uitvoering van overeenkomsten correct, efficiënt en veilig te laten verlopen.

Voldoen aan een wettelijke verplichting. Deze grondslag is van toepassing op onder meer de financiële administratie, belastingaangiften en de verplichting tot medewerking aan fiscale controles. Daarnaast is Axon als accountant gehouden aan wettelijke verplichtingen, zoals de Wwft. Dit houdt in dat Axon de identiteit van klanten moet vaststellen en verifiëren, moet nagaan of zij politiek prominente personen zijn of op een sanctielijst staan, en een bewijs daarvan moet vastleggen. Ook is Axon verplicht gegevens van bepaalde bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) van klanten te verzamelen, zelfs indien deze niet rechtstreeks door de klant of de betreffende personen worden verstrekt. Deze gegevens worden opgevraagd uit het Handelsregister, het UBO-register en via informatieleveranciers. Axon verwacht dat klanten hun bestuurders en UBO’s hierover informeren, bijvoorbeeld door dit document aan hen beschikbaar te stellen.

Gerechtvaardigd belang. Deze grondslag geldt voor verwerkingen die noodzakelijk zijn voor een correcte, efficiënte en veilige bedrijfsvoering, het nakomen van de zorgplicht van de accountant, het voldoen aan tuchtrechtelijke verplichtingen en het beperken van aansprakelijkheidsrisico’s. Daarnaast gebruikt Axon deze grondslag om klanten proactief te informeren over relevante ontwikkelingen, zoals wijzigingen in wet- en regelgeving, of om uitnodigingen te versturen voor themabijeenkomsten en webinars.

Toestemming. De grondslag toestemming wordt toegepast wanneer geen van de hiervoor genoemde grondslagen van toepassing is, of wanneer de wet uitdrukkelijke toestemming vereist. Dat laatste geldt voor de gezichtsvergelijking bij de identificatie op afstand (biometrische gegevens, artikel 9, lid 2, onder a, AVG) en voor analytische cookies op de website. Verder wordt toestemming vrijwel uitsluitend gebruikt voor de verwerking van gegevens van personen die (nog) geen relatie hebben met Axon. U wordt altijd vooraf geïnformeerd over de verwerking voordat toestemming wordt gevraagd. Gegeven toestemming kunt u te allen tijde intrekken; dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking (artikel 7, lid 3, AVG).

Inschakeling van verwerkers

Axon schakelt voor haar dienstverlening en bedrijfsvoering leveranciers in die in opdracht van Axon persoonsgegevens verwerken (verwerkers in de zin van artikel 4, onder 8, AVG). Met iedere verwerker heeft Axon een verwerkersovereenkomst gesloten die voldoet aan artikel 28, lid 3, AVG. De verwerkers verwerken persoonsgegevens uitsluitend op instructie van Axon, zijn gebonden aan geheimhouding en treffen passende beveiligingsmaatregelen. Axon maakt gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

Daarnaast schakelt Axon organisaties in voor archiefbeheer (waaronder de vernietiging van dossiers) en gespecialiseerde adviseurs. Ook met deze partijen sluit Axon, waar vereist, een verwerkersovereenkomst. Dienstverleners die persoonsgegevens verwerken als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zoals de bank, de verzekeraar en de externe accountant die de boeken van Axon controleert, hanteren hun eigen privacybeleid.

Voor het indienen van aangiften en berichten bij de Belastingdienst maakt Axon gebruik van Digipoort, het berichtenkanaal van de Rijksoverheid (Logius), met een PKIoverheid-certificaat en eHerkenning van een erkende leverancier. De Belastingdienst is ontvanger van de aangiftegegevens op grond van een wettelijke verplichting (zie de paragraaf “Verstrekking van persoonsgegevens aan derden”). Die leverancier verwerkt daarbij uitsluitend de identificatiegegevens van de gemachtigde medewerker van Axon en geen cliëntgegevens.

Axon houdt een actueel overzicht van verwerkers bij, met naam en vestigingsplaats. Dit overzicht ontvangt u op verzoek via [email protected] (artikel 15, lid 1, onder c, AVG). Wijzigingen in de categorieën verwerkers worden op deze pagina gepubliceerd. Voor cliënten voor wie Axon als verwerker optreedt (zie de paragraaf “Toegang tot administraties van cliënten”) gelden de afspraken over subverwerkers uit de verwerkersovereenkomst.

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Axon bewaart en verwerkt persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Enkele verwerkers zijn gevestigd in of maken gebruik van infrastructuur in de Verenigde Staten (de leverancier van AI-software, de aanbieder van websitestatistieken en de taalmodelaanbieders van de boekhoudsoftware). Voor zover persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend op basis van een passend doorgiftemechanisme in de zin van hoofdstuk V AVG:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 AVG), waaronder het EU-US Data Privacy Framework voor gecertificeerde Amerikaanse ontvangers; of
• de door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen (Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914; artikel 46, lid 2, onder c, AVG), waar nodig aangevuld met aanvullende technische en organisatorische maatregelen op basis van een doorgifte-effectbeoordeling.

Welk mechanisme per verwerker geldt, staat in het overzicht van verwerkers dat u op verzoek ontvangt. Een afschrift van de toepasselijke waarborgen kunt u opvragen via [email protected].

Toegang tot administraties van cliënten

Veel cliënten voeren hun administratie in een eigen Odoo-omgeving onder eigen licentie. Axon krijgt voor de uitvoering van de opdracht toegang tot die administratie als gebruiker en, waar dat voor de dienstverlening nodig is, via een door de cliënt verleende technische koppeling (API). De cliënt blijft verwerkingsverantwoordelijke voor zijn eigen administratie. Axon verwerkt de gegevens uit die administratie als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de uitvoering van haar accountancy- en adviesdiensten, met inachtneming van de beroepsregels van de NBA en de geheimhoudingsplicht uit de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Axon. De hierboven genoemde verwerkers, waaronder de AI-hulpmiddelen uit de volgende paragraaf, kunnen in dat kader onder verwerkersovereenkomst en geheimhouding toegang hebben tot gegevens uit de administratie van de cliënt. Axon beveiligt deze toegang met een afzonderlijke, in rechten beperkte gebruiker per cliënt. Boekingen die met behulp van AI-hulpmiddelen worden verwerkt, worden altijd door een accountant van Axon beoordeeld voordat zij worden gebruikt voor aangiften, rapportages of de jaarrekening; alle handelingen zijn herleidbaar in het audittrail van de administratie. Axon trekt de toegang in bij het einde van de opdracht. Cliënten worden hierover geïnformeerd in de opdrachtbevestiging.

Uitsluitend wanneer Axon op instructie van de cliënt een Odoo-omgeving inricht, migreert of technisch beheert zonder eigen accountantsdoel, treedt Axon op als verwerker. In dat geval gelden de Verwerkersvoorwaarden Axon, die in de opdrachtbevestiging van toepassing worden verklaard (artikel 22, lid 4, Algemene Voorwaarden). Axon verzorgt op dit moment geen salarisadministratie en host geen cliëntomgevingen.

Gebruik van AI-hulpmiddelen

Axon maakt bij haar dienstverlening gebruik van hulpmiddelen op basis van kunstmatige intelligentie (AI), te weten zakelijke AI-software, die via een beveiligde koppeling met de boekhoudsoftware kan werken, en de AI-assistent binnen de kantoorsoftware van Axon. Deze hulpmiddelen worden ingezet ter ondersteuning van medewerkers bij het analyseren van financiële gegevens, het opstellen en controleren van documenten, het doorzoeken van dossiers en het beantwoorden van vragen. Daarbij gelden de volgende waarborgen:

• AI-hulpmiddelen ondersteunen; zij beslissen niet. Iedere beoordeling, ieder advies en iedere rapportage wordt vastgesteld door een medewerker van Axon, die daarvoor de professionele verantwoordelijkheid draagt overeenkomstig de beroepsregels van de NBA (VGBA, NVKS, NV COS). Axon neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die rechtsgevolgen voor u hebben (artikel 22 AVG).
• Persoonsgegevens worden alleen aan AI-hulpmiddelen aangeboden voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, binnen de grondslagen uit dit privacybeleid. Kopieën van identiteitsbewijzen en andere identificatiedocumenten uit het Wwft-cliëntenonderzoek worden niet met deze hulpmiddelen verwerkt; daarvoor gebruikt Axon uitsluitend de identificatiedienst die in de volgende paragraaf is beschreven.
• Axon maakt uitsluitend gebruik van zakelijke AI-diensten waarvoor een verwerkersovereenkomst is gesloten, waarbij contractueel is vastgelegd dat de gegevens van Axon en haar cliënten niet worden gebruikt voor het trainen van AI-modellen en niet met derden worden gedeeld.
• De AI-hulpmiddelen zijn zo ingericht dat toegang alleen mogelijk is met de persoonlijke, met tweefactorauthenticatie beveiligde accounts van medewerkers van Axon.
• Binnen de boekhoudsoftware gebruikt Axon daarnaast de ingebouwde AI-functies (zoekhulp en informatieopvraging). Ook daarvoor gelden de hierboven genoemde waarborgen.
• Axon biedt op haar website geen chatfunctie met AI-assistent aan. Zet Axon in de toekomst AI in voor contact met websitebezoekers, dan wordt duidelijk gemeld dat u met een AI-systeem communiceert (artikel 50 AI-verordening).

Vragen over het gebruik van AI-hulpmiddelen kunt u stellen via [email protected].

Identificatie op afstand (Wwft-cliëntenonderzoek)

Axon is op grond van de Wwft verplicht de identiteit van cliënten, bestuurders, vertegenwoordigers en uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) vast te stellen en te verifiëren, na te gaan of zij politiek prominente personen zijn of op een sanctielijst staan, en een risico-inschatting te maken. Axon kan dit op afstand laten uitvoeren via een gespecialiseerde identificatiedienst die binnen de Europese Economische Ruimte is gevestigd. In één sessie scant u uw identiteitsbewijs, maakt u een selfie waarmee wordt gecontroleerd dat u de persoon op het identiteitsbewijs bent (levendheidscontrole en gezichtsvergelijking), worden sanctie- en PEP-lijsten gecontroleerd en vult u een korte vragenlijst in.

• Grondslag: de identificatie, de lijstcontrole en de vragenlijst zijn een wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c, AVG in samenhang met artikel 3, 8 en 33 Wwft). Voor de gezichtsvergelijking, waarbij biometrische gegevens worden verwerkt, vraagt Axon uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9, lid 2, onder a, AVG). Gegevens over sancties en integriteit verwerkt Axon op grond van artikel 10 AVG in samenhang met artikel 33, lid 2, onder a, UAVG.
• Alternatief: wilt u niet op afstand worden geïdentificeerd, dan stelt Axon uw identiteit persoonlijk op kantoor vast aan de hand van uw identiteitsbewijs. Dat heeft geen gevolgen voor de dienstverlening. U kunt uw toestemming altijd intrekken; dat doet niets af aan de rechtmatigheid van de verwerking daarvóór.
• Uitkomst: de uitkomst van de controle is een hulpmiddel. Een medewerker van Axon beoordeelt het verificatierapport en besluit over de aanvaarding van de opdracht; er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming plaats (artikel 22 AVG).
• Bewaartermijnen: de identificatiedienst verwijdert de verificatiegegevens één maand na de sessie en bewaart geen biometrisch sjabloon. Axon bewaart het verificatierapport en de gegevens uit het cliëntenonderzoek in het cliëntdossier tot vijf jaar na het einde van de zakelijke relatie, zoals artikel 33, lid 3, Wwft voorschrijft.
• De identificatiedienst toont bij het begin van de sessie zijn naam, eigen voorwaarden en privacyverklaring voor eindgebruikers.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Axon geeft uw persoonsgegevens nooit zonder uw toestemming door aan derden voor verdere verwerking, tenzij hiervoor een wettelijke verplichting bestaat. Voorbeelden hiervan zijn:

• aangiften en verplichte meldingen aan de Belastingdienst (bijvoorbeeld een DAC6-melding voor meldingsplichtige grensoverschrijdende constructies);
• meldingen van verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU) op grond van de Wwft.

Daarnaast kan Axon verplicht zijn toegang te verlenen tot dossiers, documenten en systemen met persoonsgegevens wanneer bevoegde instanties zoals de Belastingdienst, FIOD, het Bureau Financieel Toezicht (de Wwft-toezichthouder voor accountants), AFM of Autoriteit Persoonsgegevens gebruikmaken van hun wettelijke bevoegdheden.

Ook beroepsorganisaties, zoals de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), kunnen inzage vragen in dossiers in het kader van kwaliteitstoetsingen. Wanneer andere organisaties noodzakelijkerwijs toegang moeten krijgen tot persoonsgegevens of dossiers, sluit Axon een verwerkers- of gegevensuitwisselingsovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd die de veiligheid en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens waarborgen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de wettelijk verplichte controle van de boeken van Axon door een externe accountant, bij veiligheids- en kwaliteitsaudits of bij de behandeling van (veiligheids)incidenten.

Bewaartermijnen

Axon bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn voorschrijft of bewaring noodzakelijk is in verband met een lopend geschil, een klacht of een (tucht)procedure. Axon hanteert de volgende uitgangspunten:

• Cliëntdossiers, administraties, jaarrekeningen, aangiften en adviesdossiers: zeven jaar na afloop van het boekjaar waarop zij betrekking hebben of na afronding van de opdracht (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen en de beroepsregels van de NBA, waaronder de NVKS en NV COS). Gegevens over onroerende zaken: tien jaar.
• Cliëntenonderzoek Wwft: identificatie- en verificatiegegevens, het verificatierapport van de identificatie op afstand en gegevens over transacties worden bewaard tot vijf jaar na beëindiging van de zakelijke relatie of na uitvoering van de transactie (artikelen 33 en 34 Wwft). Bij de identificatiedienst worden de verificatiegegevens na één maand verwijderd.
• Contactgegevens van relaties en prospects: tot twee jaar na het laatste inhoudelijke contact.
• Contactformulier en afspraakaanvragen via de website: maximaal één jaar na ontvangst, tenzij zij leiden tot een opdracht.
• Sollicitatiegegevens: vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure, of maximaal één jaar met toestemming van de sollicitant.
• Personeelsdossiers van eigen medewerkers: twee jaar na uitdiensttreding; fiscale en loonadministratieve onderdelen vijf respectievelijk zeven jaar.
• Klachten en meldingen: conform de Klachtenregeling Axon en de Klokkenluidersregeling Axon; het meldingenregister wordt bewaard zolang de Wet bescherming klokkenluiders dat vereist.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens gecontroleerd verwijderd of geanonimiseerd.

Rechten van betrokkenen

De privacywetgeving is erop gericht betrokkenen, de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, ruime controlemogelijkheden te geven. Hieronder worden deze rechten toegelicht.

Informatie. Betrokkenen hebben het recht om vooraf geïnformeerd te worden over het bestaan en het doel van de verwerking van hun persoonsgegevens. Dit document vormt daarvoor de basis. Daarnaast wordt de verwerking van persoonsgegevens besproken in het kader van een opdrachtbevestiging. In situaties waarin Axon in opdracht van een klant persoonsgegevens van derden verwerkt, verstrekt Axon desgevraagd een aanvullende toelichting die door de klant aan deze derden kan worden overhandigd.

Inzage. Indien u vermoedt dat Axon persoonsgegevens van u verwerkt, kunt u per brief of e-mail een verzoek tot inzage indienen (artikel 15 AVG). Axon geeft u dan uitsluitsel over het al dan niet verwerken van uw persoonsgegevens en verstrekt informatie over de aard van de gegevens en de verwerkingen en diensten waarvoor deze worden gebruikt.

Rectificatie of gegevenswissing. Wanneer na inzage blijkt dat de door Axon verwerkte persoonsgegevens niet (volledig) correct zijn, kunt u verzoeken om rectificatie (artikel 16 AVG). U kunt ook verzoeken om verwijdering van uw gegevens (artikel 17 AVG). Axon honoreert dit verzoek, tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen, zoals een wettelijke bewaarplicht of een gerechtvaardigd belang. U wordt altijd geïnformeerd over het al dan niet doorvoeren van een correctie of gegevenswissing.

Beperking en bezwaar. U heeft het recht om, vanwege uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en Axon te verzoeken de verwerking te beperken of te staken (artikelen 18 en 21 AVG). Indien er geen dwingende, bijvoorbeeld wettelijke, belemmeringen bestaan, honoreert Axon uw verzoek en informeert zij u over het genomen besluit. Tegen het gebruik van uw gegevens voor het toezenden van informatie en uitnodigingen kunt u altijd bezwaar maken; Axon staakt dat gebruik dan direct.

Overdraagbaarheid. Voor gegevens die u zelf aan Axon heeft verstrekt en die worden verwerkt op grond van uw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst met u, heeft u het recht deze in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of aan een andere partij te laten overdragen (artikel 20 AVG).

Intrekken van toestemming. Wanneer een verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken (artikel 7, lid 3, AVG). Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

Geautomatiseerde besluitvorming. Axon neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, en die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Beoordelingen en adviezen worden altijd door een medewerker van Axon vastgesteld.

Uitoefening van rechten. Wilt u gebruikmaken van één van deze rechten, dan kunt u schriftelijk of per e-mail een verzoek indienen bij het Privacyteam via [email protected]. Axon controleert uw identiteit voordat de gevraagde gegevens worden verstrekt, om misbruik te voorkomen. Axon reageert binnen één maand na ontvangst van uw verzoek. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; u wordt daarover binnen de eerste maand geïnformeerd (artikel 12, lid 3, AVG). Aan de uitoefening van uw rechten zijn in beginsel geen kosten verbonden.

Waarborging van privacy

Axon doet er alles aan om uw privacy te beschermen. Wij handelen in overeenstemming met toepasselijke wet- en regelgeving, verwerken uitsluitend persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is en verwijderen deze gecontroleerd zodra zij niet langer nodig zijn, met inachtneming van de hiervoor genoemde bewaartermijnen.

Alle medewerkers van Axon zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht en mogen persoonsgegevens uitsluitend verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Accounts zijn beveiligd met tweefactorauthenticatie. Onze systemen, netwerken en gebouwen zijn beveiligd op een niveau dat passend is gezien de aard en omvang van de te verwerken persoonsgegevens.

Hetzelfde beveiligingsniveau verlangt Axon van de organisaties waarmee wordt samengewerkt, zoals leveranciers van software en netwerkbeheer.

Datalekken en meldplicht

Ondanks alle getroffen technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen kan een inbreuk op persoonsgegevens (datalek) nooit volledig worden uitgesloten. Axon onderzoekt iedere melding van een mogelijk datalek direct en neemt de noodzakelijke maatregelen om verdere schade voor betrokkenen en voor Axon te voorkomen. Conform de artikelen 33 en 34 AVG meldt Axon een datalek dat waarschijnlijk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van betrokkenen binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, bij een waarschijnlijk hoog risico, ook bij de personen van wie de persoonsgegevens in het datalek zijn betrokken. Axon legt ieder datalek vast in een intern register.

Indien u een mogelijk datalek bij Axon signaleert, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk per e-mail te melden via [email protected]. Vermeld in uw e-mail ook uw telefoonnummer, zodat Axon indien nodig telefonisch contact met u kan opnemen.

Vragen, klachten en contact

Indien u meer wilt weten over uw rechten of over de wijze waarop Axon met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u schriftelijk of per e-mail een informatieverzoek indienen bij het Privacyteam van Axon. Dit geldt eveneens wanneer u een klacht heeft. Axon reageert zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand.

Contactgegevens Privacyteam Axon

Axon Accountants & Adviseurs B.V.
t.a.v. Privacyteam
Nauwe Noorderhorne 23
8601 CX Sneek
KvK 99297086
[email protected]

Autoriteit Persoonsgegevens

Indien u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Axon en deze klacht niet naar uw tevredenheid is afgehandeld, heeft u het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, www.autoriteitpersoonsgegevens.nl (artikel 77 AVG).

Wijzigingen en versie

Axon kan dit privacybeleid aanpassen bij wijzigingen in wet- en regelgeving of in haar dienstverlening. De actuele versie staat steeds op deze pagina. Versie: oktober 2026.