"Overstappen klinkt goed, maar ik durf het niet." Die aarzeling horen we vaak. En begrijpelijk, want je administratie is je geheugen. De gedachte aan dataverlies of een paar weken chaos schrikt af. Toch hoeft een overstap geen sprong in het diepe te zijn. Met een gefaseerde aanpak houd je grip, en raak je niets kwijt. Hier lees je hoe dat werkt.
Waarom ondernemers willen overstappen
De meeste ondernemers stappen niet over om het overstappen. Ze lopen ergens tegenaan. Hun boekhoudpakket staat los van hun verkoop, hun uren en hun projecten. Ze typen dingen dubbel in, werken met losse Excel-bestanden en zien hun cijfers pas achteraf.
Odoo brengt dat samen in één systeem. Je boekhouding, je facturatie, je projecten en je voorraad zitten aan elkaar gekoppeld. Geen dubbele invoer, één bron van waarheid. Dat is de reden om over te stappen.
Wat er met je oude pakket gebeurt
Werk je nu met Exact, Yuki, Moneybird of Twinfield? Dat is geen probleem. Die pakketten zijn straks wat je achterlaat, niet wat je kwijtraakt.
Je oude gegevens worden netjes overgezet of bewaard. Je openstaande posten, je relaties, je beginbalans: alles gaat mee naar Odoo. En je oude pakket blijft nog een tijdje benaderbaar, zodat je altijd terug kunt kijken als dat moet. Je gooit dus niets weg, je verhuist alleen naar een huis waar alles bij elkaar staat.
De gefaseerde aanpak
Een goede overstap doe je niet in één nacht, maar in stappen. Zo houd je elke fase onder controle.
- Stap 1: in kaart brengen. We kijken hoe je nu werkt, wat er in je oude pakket zit en wat je nodig hebt. Geen verrassingen achteraf.
- Stap 2: inrichten. We zetten Odoo voor jou klaar, afgestemd op jouw bedrijf. De boekhouding staat als basis, met de koppelingen die jij gebruikt.
- Stap 3: data overzetten. Je relaties, openstaande posten en beginbalans gaan over. We controleren of alles klopt, post voor post.
- Stap 4: een controlemoment. Voordat je echt overgaat, leggen we de oude en de nieuwe cijfers naast elkaar. Pas als ze sluiten, gaan we live.
- Stap 5: live en begeleiding. Je gaat over op een logisch moment, vaak rond een jaargrens of kwartaal. Wij staan ernaast in de eerste periode.
Door die stappen weet je op elk moment waar je staat. Geen blackbox, geen weken in het ongewisse.
Hoe je grip houdt
Het controlemoment in stap 4 is je zekerheid. Daar leggen we de eindcijfers van je oude pakket naast de begincijfers in Odoo. Sluiten ze, dan weet je dat er niets is weggelekt. Pas dan zetten we de knop om.
Zo voorkom je het grootste risico van een overstap: cijfers die niet meer kloppen omdat er onderweg iets is misgegaan. Bij ons gaat de overstap pas door als de cijfers op de cent aansluiten.
Wat een soepele overstap oplevert
Dat het kan zonder chaos, weten we uit ervaring. We hebben bedrijven begeleid die binnen een afgesproken periode soepel zijn overgegaan, met behoud van al hun gegevens en zonder dat de dagelijkse gang van zaken stil kwam te liggen.
Na de overstap merk je het verschil snel. Geen dubbele invoer meer, cijfers die elke dag kloppen en één plek waar alles samenkomt. Dat geeft rust.
Hoe Axon dit aanpakt
Bij Axon doen we de overstap en de boekhouding in één hand. Een registeraccountant begeleidt de migratie en bewaakt je cijfers, in plaats van een los implementatiebureau dat na de oplevering verdwijnt.
Is je situatie complex, met veel modules of bijzondere koppelingen, dan werken we samen met een vaste Odoo-implementatiepartner. Zo beloven we niets wat we niet waarmaken, en gaat de overstap goed. Accountant en systeem samen, voor een vaste prijs per maand. Dat geeft duidelijkheid en vertrouwen.
Denk je aan een overstap?
Plan een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We bekijken samen hoe een overstap er voor jouw bedrijf uitziet, zonder dataverlies.
Lees meer over één systeem voor je bedrijf of plan direct een gesprek.