De werkkostenregeling, kortweg WKR, klinkt ingewikkelder dan ze is. Het komt hierop neer: je mag je personeel dingen onbelast geven, tot een bepaald bedrag. Een kerstpakket, een bedrijfsuitje, een vergoeding. Hier lees je hoe het werkt in 2026 en wat je er als werkgever mee kunt.
Wat is de vrije ruimte?
De vrije ruimte is het bedrag dat je per jaar onbelast aan je personeel mag besteden. Denk aan dingen die je medewerkers krijgen zonder dat zij of jij er belasting over betalen.
In 2026 is die vrije ruimte 2% over de eerste € 400.000 van je totale loonsom. Over alles wat daarboven uitkomt, is het 1,18%. Een rekenvoorbeeld: heb je een loonsom van € 500.000, dan heb je 2% over de eerste 4 ton plus 1,18% over de laatste ton. Dat samen is je vrije ruimte voor dat jaar.
Binnen die ruimte kun je van alles doen. Een kerstpakket, een personeelsuitje, een kleine bonus in natura. Zolang je onder het bedrag blijft, is het onbelast.
Wat gebeurt er bij overschrijding?
Ga je over je vrije ruimte heen, dan betaal je over het meerdere 80% eindheffing. Dat is een fors tarief, en die rekening komt bij jou als werkgever, niet bij je medewerker.
Daarom is het slim om je vrije ruimte gedurende het jaar in de gaten te houden. Niet pas in december, als het kerstpakket al besteld is. Met een goed ingerichte administratie zie je doorlopend hoeveel ruimte je nog hebt.
Gerichte vrijstellingen: wat je sowieso onbelast mag geven
Naast de vrije ruimte zijn er gerichte vrijstellingen. Dat zijn vergoedingen die je altijd onbelast mag geven, los van je vrije ruimte. Ze kosten je dus geen vrije ruimte.
Veelvoorkomende voorbeelden:
- Reiskosten binnen de wettelijke kilometervergoeding, in 2026 maximaal € 0,25 per kilometer.
- Studie en opleiding die je medewerker volgt voor zijn werk.
- Gereedschap, computers en telefoons die je medewerker echt nodig heeft.
- Maaltijden bij overwerk of zakelijke reizen.
Het exacte bedrag en de precieze voorwaarden hangen af van de situatie en veranderen per jaar. Maar het idee is simpel: deze posten haal je apart, en daarna houd je je vrije ruimte over voor de leuke dingen.
Wat kun je hier als werkgever mee?
De WKR is meer dan een regel om je aan te houden. Het is ook een manier om je personeel iets te geven zonder dat de Belastingdienst meeprofiteert.
Een paar dingen die slim zijn:
- Benut je vrije ruimte bewust. Laat je 'm liggen, dan geef je gratis voordeel weg dat je medewerkers blij maakt.
- Gebruik eerst de gerichte vrijstellingen. Zo houd je je vrije ruimte over voor extraatjes.
- Plan over het jaar. Verdeel je uitgaven, zodat je niet in december ineens over je ruimte schiet.
Goed gebruik van de WKR is dus geen administratieve last, maar een kans om aantrekkelijk werkgeverschap te combineren met een lagere belastingdruk.
Hoe Axon je hierbij helpt
Bij Axon richten we je loonadministratie zo in dat je je vrije ruimte het hele jaar kunt volgen, niet pas achteraf. Je ziet doorlopend hoeveel ruimte je nog hebt, zodat je niet voor een verrassing komt te staan.
En omdat een registeraccountant meekijkt, denken we ook mee over wat je het slimst onder een gerichte vrijstelling kunt brengen en wat in je vrije ruimte hoort. Accountant en systeem in één hand. Dat geeft rust, duidelijkheid en vertrouwen.
Wil je weten of je je vrije ruimte goed benut?
Plan een vrijblijvend gesprek van 30 minuten. We kijken samen hoe je de WKR in jouw situatie het beste gebruikt.
Bekijk je vaste accountant of plan direct een gesprek.
Let op: dit artikel beschrijft de situatie in 2026. Tarieven en bedragen veranderen jaarlijks. Aan dit artikel kun je geen rechten ontlenen, laat je keuze altijd doorrekenen op je eigen situatie.